Журнал реєстрації вихідних документів - зразок

Давайте розглянемо сформовані правила реєстрації вихідних документів. Їх необхідно знати, щоб правильно внести основні відомості в журнал реєстрації вихідних документів, наказів та ін. Багато корисної інформації ви також зможете знайти в опублікованих раніше матеріалах про реєстрації вхідних документів , Про узгодження і реєстрації наказів (наведено зразок журналу реєстрації наказів ).

Підписані керівником документи реєструють в службі діловодства, в невеликих фірмах - секретарем. Виняток зазвичай роблять для наказів по особовому складу, бухгалтерських документів, договорів та деяких інших, які реєструють в підрозділах за місцем їх створення. Внутрішні документи, підписані начальниками відділів, зазвичай реєструють децентралізовано в цих підрозділах.

Важливо дотримуватися наступну вимогу - реєстрація тільки після підписання документа мають на це право особою. Оскільки в процесі роботи над документом можуть попросити внести зміни або взагалі його не підписати. Тоді в журналі будуть значитися документи, які юридично не існують або пропуски номерів, або порушиться хронологія реєстрації. Хоча на практиці іноді доводиться попередньо резервувати номер для ще не до кінця оформленого документа і пізніше, вже після підписання вписувати дані про цей документ в журнал реєстрації.

Документи необхідно реєструвати окремими масивами, починаючи новий відлік порядку номерів з початку кожного року для кожної групи. Найбільш поширений приклад поділу:

• вихідні ділові листи (при великому документообіг допускається з єдиного масиву додатково виділити окремі групи реєстрації, наприклад, листування з підвідомчими організаціями, за територіальною ознакою і т.д.);
• накази по основній діяльності ;
• розпорядження з основної діяльності ;
• накази по особовому складу (Зазвичай в залежності від термінів зберігання ще поділяють - про прийняття, переведення, звільнення (75 років), чергові відпустки (5 років) і т.д.);
• доповідні і службові записки (Внутрішнє листування не допускається спільно реєструвати з зовнішніми діловими листами);
• інші групи - окремо за видами залежно від утворюються в організації документів (наприклад, ведеться окрема реєстрація протоколів, актів, договорів і т.д.).

на бланку листа , Бланку наказу чи будь-якому іншому документі реєстраційний номер і дата проставляється в місці розташування цих реквізитів (дивіться зразки бланків).

Наступний порядковий номер привласнюють в межах кожного виділеного масиву, який дуже зручно доповнювати індексом за номенклатурою справ (наприклад, 09-24 / 968, де 09 - номер підрозділу, 24 - номер справи за номенклатурою підрозділу, 968 - наступний присвоюється вільний номер), а також допускається доповнювати літерними позначеннями по виконавцю (наприклад, 11-05 / 1235АЛ, де АЛ - виконавець Алла Ліховий), кореспонденту і ін.

Наступне правило - однократность реєстрації кожного листа в день затвердження або підписання документа.

Якщо якесь певне лист буде направлено кільком адресатам, то реєстраційний номер буде один і той же. Всі одержувачі перераховуються в листі стовпчиком без вказівки слова «копія» (дивіться зразки написання адресатів ).

У разі надсилання листа 4 адресатам і більш, їх вказують узагальнено (наприклад, «військовий комісаріат»), а нижче робиться в дужках посилання на список (наприклад, «(за списком розсилки)»). Список розсилки складають на окремому аркуші в необхідних кількостях примірників (всім адресатам і для примірники листа, що залишається в організації) в довільній формі або як передбачено в інструкції з діловодства.

Встановленої форми просто не існує, тому тут буде наведено приблизний зразок. Журнал реєстрації вихідних документів допускається вести на паперових носіях.

Я раджу відповідно до сучасних віянь журнал реєстрації вихідних документів вести в електронному вигляді (Word, Excel). Цим ви забезпечите собі зручний і швидкий пошук, економію часу на реєстрацію. Роздруковувати файл із заповненою формою журналу зовсім не обов'язково, навіть не потрібно. Виняток доцільно зробити для забезпечення схоронності журналів реєстрації документів з тривалими термінами зберігання. Наприклад, наказів по основній діяльності (зберігають постійно), наказів по особовому складу (75 років).

Журнал реєстрації вихідних документів - зразок заповнення (це приблизна форма, тому змініть графи відповідно до своїх побажань).

номер

Дата

Кому направлений (адресат)

Короткий зміст

виконавець

Куди поміщений документ (№ справи)

відмітка про
виконанні

982 25.05.2014 Арбітражний суд Про направлення клопотання Ковальова А.І. 04-12 Відправлено поштою

Якщо в організації використовується система електронного документообігу (СЕД) , То, зрозуміло, реєстрація проходить в електронному вигляді із застосуванням СЕД.

На підставі зразка журналу реєстрації вихідних документів аналогічно розробляють форми для реєстрації будь-яких інших груп документів. Основні положення про порядок реєстрації документів закріпити в інструкції з діловодства.

Євгенія Смуга

*** Якщо ви звикли робити покупки в Інтернеті (купуєте одяг, телефони, послуги, бронюєте готелі і ін.), То ви можете повернути частину своїх грошей, наприклад, з допомогою даного СЕРВІСУ . У мене це працює.

Дякую Вам за додавання цієї статті в:

Ще цікаве по темі:

До запису 133 коментаря

Залишити коментар