Вікі - Програма обліку замовлень для рекламних агентств :: Облік широкоформатного друку :: Облік оплати замовлень і матеріалів :: База клієнтів і постачальників :: ПрінтОфіс :: PrintOffice

1. оформлення замовлення
2. Оплата замовлень і матеріалів
3. заповнення Складу
4. Облік широкоформатного друку
5. закриття замовлення
6. розрахунок зарплати
7. Основне меню

Програма обліку замовлень ПрінтОфіс - це система, що складається з взаємозв'язаних баз даних, функцій, виконуваних користувачами, програм, що запускаються за розкладом, типових форм для друку документів, шаблонів для введення даних. Система працює під управлінням сервера Lotus Domino, доступ до даних здійснюється через клієнтську програму Lotus Notes.

оформлення замовлення

Робота починається з того, що менеджер оформляє замовлення в базі Замовлень, в якому вказується специфікація на виготовлення будь-якого виду широкоформатної продукції. Це може бути замовлення на виконання будь-якого виду широкоформатного повнокольорового друку, а також замовлення на ламінування, різання і т.п. замовлення, вартість яких розраховується на підставі площі замовлення.

Вартість замовлення розраховується в валюті, обраної за замовчуванням. Курси валют зберігаються в базі Курсів валют, заповнення якої ведеться вручну або автоматично через інтернет (див. Рис., Функція 16).

У базі Клієнти зберігаються картки клієнтів, реквізити платників і постачальників. Якщо замовлення оформляється на нового клієнта, то для даного клієнта автоматично заповнюється картка в базі клієнтів (функція 1). Список доступних пристроїв, швидкість друку та інші необхідні довідкові відомості для оформлення замовлення беруться з Довідника (функція 11). Програма автоматично визначає швидкість друку замовлення і ймовірний термін його виконання. Також автоматично може бути визначена ціна замовлення по прайсу на підставі загального прайсу або персонального прайс-листа для клієнта.

При оформленні, кожному замовленню привласнюється унікальний номер, який надалі використовується іншими базами і програмами системи. Менеджер також може посилатися на номер замовлення при спілкуванні з співробітниками фірми і при роботі з клієнтом.

Після закінчення оформлення замовлення менеджер може виписати рахунок на оплату на підставі одного або декількох оформлених замовлень (функція 17). Рахунки зберігаються в спеціальній базі Рахунків. Рахунок може бути роздрукований на принтері або відправлений по email (функція 15).

Після того, як замовлення оформлене, йому присвоєно унікальний номер, визначена його вартість і присвоєно статус В роботі, в нього може бути автоматично занесена наступна інформація:

• інформація про оплату

• інформація про друк

Оплата замовлень і матеріалів

Інформація про оплату заноситься в замовлення за допомогою заповнення документів оплати в базі Фінанси. Інформація про оплату може бути занесена цілком або частковими платежами в будь-який час (функція 2).

Платіжні документи можуть вноситися в базу фінансів також шляхом імпорту банківської виписки в форматі програми 1С (фукция 8).

База Фінанси може містити інформацію про стан всіх рахунків фірми (готівкових та безготівкових). Через базу Фінанси також розподіляється оплата витратних матеріалів на складі (функція 3), що дозволяє контролювати стан розрахунків з постачальниками.

заповнення Складу

Інформація про друк надходить до бланку замовлення при заповненні оператором бази друку. Перш ніж оператор друку зможе працювати з базою друку, в базі Склад матеріалів необхідно ввести інформацію (прибуткові документи) про фактичну наявність матеріалів на складі фірми. Всі назви матеріалів визначаються в базі Довідник і запитуються базою Склад при оформленні прибуткового документа.

Облік широкоформатного друку

Після оформлення замовлення менеджером і після оформлення комірником прибуткових документів в базі Склад, оператор широкоформатного друку може почати заповнення документів в базі друку, яка, по суті, веде протокол виробничий процес широкоформатного друку.

Спочатку, оператор створює в базі друку спеціальний замовлення на друк на підставі бланка замовлення, оформленого в базі Замовлення (функція 4). Потім, до цього документа "прикріплюються" завдання на друк по фактичній кількості файлів, які повинні бути запущені на принтері.

Коли оператор запускає файл на друк, він заносить інформацію про початок друку і о № рулону з бази Склад (функція 9) в завдання в базі друку. Автоматично ця інформація дублюється в базу Протокол друку (функція 5). У цій базі спеціальна програма кожні 10-15 хв. переглядає нові заявки від оператора і записує інформацію про початок друку в базу Замовлення в відповідне замовлення (функція 6).

Після закінчення друку файлу, оператор заносить позначку про закінчення друку файлу в базі друку, і по тій же схемі ця інформація (про кількість надрукованих файлів) надходить в базу Замовлення. Одночасно, після закінчення друку файлу інформація про кількість витраченого матеріалу (документ витрати) автоматично записується в базу Склад (функція 10 - списання матеріалу).

Після закінчення друку всіх файлів у цій замовлення оператор робить в безе друку позначку про виконання друку всього замовлення, і ця інформація також надходить через базу Заявки в базу Замовлення.

закриття замовлення

Коли замовлення повністю видрукуваний і виконані всі роботи по постпечатной обробці, менеджер переводить відповідне замовлення в статус Виконано. Коли готовий товар відпущений клієнту, менеджер встановлює в замовленні в графі Стан товару значення "Відпущено клієнту".

Директор або топ-менеджер фірми переглядає виконані й оплачені замовлення і приймає рішення про закриття замовлення. При закритті замовлення його статус приймає значення Закрито.

розрахунок зарплати

Розрахунок відомості по зарплаті кожного співробітника проводиться щодня в базі Зарплата (функція 14). Технічно, підставою для розрахунку відомості є табелі обліку робочого часу, які повинні заповнюватися кожним співробітником щодня. Нарахування зарплати ведеться за годинними або місячним ставками з урахуванням відпрацьованого часу, переробок, нічних змін, роботи у вихідні та святкові дні, лікарняних, відпускних.

Додатково: для операторів друку може проводитися додаткове нарахування з урахуванням надрукованого метражу по кожному принтеру (функція 12). для менеджерів проводиться розрахунок спеціальних звітів про комерційну роботі, (функція 14), які формується на підставі закритих протягом звітного місяця замовлень з бази Замовлення (функція 13).

Основне меню

"Основне меню" - це спеціальна база для перегляду інформації з інших баз програми Прінтофіс, вона містить лише посилання на документи, що знаходяться в інших базах. Зручність її в тому, що ви можете, використовую навігацію Основного меню, побачити всю необхідну інформацію в програмі, а також виконати всі необхідні дії в програмі: оформлення замовлення, виписка рахунків, робота з довідником і т.д.