Як зберігати комп'ютерні файли
Фото: Matthew Henry Кожен з нас стикався з тим, що не міг знайти потрібну інформацію в швидкі терміни, потім нервував і брався за іншу справу.
Ефективна робота з файлами - важлива частина тайм-менеджменту. Менше пошуків і нервів, більше концентрації на важливих справах.
HR-директор "Fex.net" Юлія Золотаренко ділиться своїми Лайфхак, як їй вдалося перемогти хаос в файлах. Найголовніший крок - усвідомити проблему: "Бардак в комп'ютері заважає мені жити. Чи вистачить". І далі рішуче діяти.
1. Зайве - в сміття
Зберіть всі файли на робочому столі в одну папку "Сміття". Відразу стане легше дихати. Розбирайте цю папку раз в тиждень. На екрані нехай може залишитися тільки один файл - зі списком ваших життєвих цілей. День починайте з нього.
2. Надсилайте в "хмара" найважливіше і велика
Хмарні сервіси допомагають вирішити відразу кілька проблем. По-перше, зручно, що файли зібрані в одному місці, їх легко знайти і вони завжди доступні з будь-якого пристрою. По-друге, копіювати і пересилати що-небудь із хмари набагато швидше, ніж з комп'ютера. І, по-третє, безпека - резервне копіювання файлів в хмарі захищає їх від вірусів, поломки вінчестера або втрати флешки.
3. Всі файли на комп'ютері - на диск D
Решта на комп'ютері робочі і особисті файли зберігайте на диску D. Він призначений для файлів операційної системи і програм.
4. Розробіть зручну структуру
У корені диска D або хмарі має бути максимум п'ять основних папок, які описують ваше життя або роботу. Наприклад, "Приватне", "Робота", "Розваги", "Спорт", "Хобі" і т.д. Роботу можна розділити на "Проекти", "Клієнти", "Плани", "Документи", "Звіти". А в папці "Приватне" можуть з'явитися папки для електронних книг, відео і фотографій.
В ідеалі у вас повинно бути не більше п'яти основних папок і максимум п'ять папок в глибину. Прагніть до цього.
5. Давайте файлам короткі і зрозумілі назви
Назви файлів і папок повинні бути ємними і короткими, щоб вам було легше їх зчитувати поглядом. Вказуйте суть їх вмісту. Наприклад, "Звіт про зустріч з клієнтом Івановим", "Презентація послуг дизайну". Бажано вказувати назви фірм і людей, які згадуються в документах. Це спростить пошук.
Також для зручності правильно вказувати дати в назвах файлів за форматом рік, місяць, число. У папках з великою кількістю версій документів краще ставити дату в кінці. Якщо дата важлива для хронології розвитку проекту, теми або історії - її краще ставити на початку назви файлу.
Найважливішим файлів давайте особливі імена. Використовуйте символи типу!, #, $ На початку назви. Завдяки цьому файли завжди будуть на першому місці, а не в алфавітному порядку. Але не зловживайте, щоб не створити новий бардак.
6. Не полінуйтеся зробити опису
У папках з фотографіями і відео створюйте текстовий файл з описом і ключовими словами. Наприклад, де і за яких обставин зроблені фото, хто на них зображений. Це спростить пошук "тієї самої фотографії".
Фото: Rawpixel.com
7. Розвивайте звичку все впорядковувати
Створюючи новий файл або папку, зберігайте їх відразу туди, де їм місце в розробленій вами структурі. Якщо викачані файли автоматично зберігаються в папку Завантаження, розчищайте її раз на тиждень.
8. Регулярно робіть ревізії
Якщо у вас в одній папці лежать сотні файлів, структура файлів розрослася до 20 рівнів - повірте, це все зайве. Проводьте ревізії вмісту: видаляйте некрасиві і нечіткі фотографії, старі версії документів, розформовувати папки-дублі.
9. Робіть архіви
Якщо ви боїтеся розлучитися з ілюзією потрібності деяких файлів - пакуйте все мотлох в архіви. Це дозволить заощадити місце на комп'ютері, плюс - архів зручніше переміщати, ніж тисячі файлів. Все умовно важливі архіви можна помістити в окрему папку "Для цифрових археологів" і покласти в хмару.
10. Використовуйте менеджери файлів
Існує велика кількість програм, які дозволяють автоматично сортувати масиви файлів, масово їх перейменовувати із зазначенням дати, місця створення, якоїсь спільної теми, тегів. Файл-менеджери також підкажуть, які папки ви використовуєте найчастіше.
11. Вчіть колег файл-менеджменту
Якщо після цієї статті ви наведете порядок на своєму комп'ютері, то все одно ризикуєте залишитися заручником неефективності колег. Тих, хто створює хаос на корпоративних серверах, не може перед відпусткою пояснити, де у них що лежить. Допоможіть їм розібратися з цією проблемою, зробіть їм лікнеп.
Читайте найважливіші новини в Telegram , А також дивіться цікаві інтерв'ю на нашому YouTube-каналі .
