Оформлення відрядження в 2019 році: зміни та зразки

1. Як оформити відрядження в 2019 році
2. Відрядження в 2019 році - інструкція для бухгалтера
3. Як оформити відрядження співробітнику в 2019 році?
4. приклад
5. Відрядження на 1 день - оформлення
6. У відрядження на особистому автомобілі 2019 - як оформити
7. Як оформити закордонне відрядження в 2019 році?
8. Документи для відрядження в 2019 році
9. Як оформити наказ на відрядження?
10. Чи обов'язково оформлення службового завдання на відрядження?

Ми підготували інструкцію, як оформити одноденну, закордонну поїздку і відрядження в 2019 році на особистому або службовому автомобілі. Ви зможете завантажити бланки і заповнити документи з нашими підказками.

Як оформити відрядження в 2019 році

Розберемося, який порядок оформлення діє в 2019 році, які зміни, і які зразки документів актуальні на даний момент.

Відрядження в 2019 році - інструкція для бухгалтера

Роботодавці часто практикують відрядження - короткочасні поїздки працівників у справах компанії. Основний документ, яким повинен керуватися бухгалтер - Постанова Уряду №749 від 13.10.2008г. «Про особливості направлення працівників у службові відрядження».

Ми підготували інструкцію для бухгалтера, як відправити співробітника у відрядження.

підстава відрядження

Підставою є письмове розпорядження керівника підприємства. Найчастіше воно оформляється у вигляді наказу, рідше - у вигляді розпорядження. У наказі вказують:

• Посада та ПІБ співробітника, направленого у відрядження,
• Місце призначення: країна, місто, підприємство. Якщо конкретне підприємство не визначено, наприклад, співробітник їде для пошуку клієнтів в якомусь місті, то вказують лише країну і найменування населеного пункту,
• Дати початку і закінчення поїздки, кількість календарних днів,
• Мета поїздки.

Співробітник під розпис знайомиться з розпорядженням керівництва компанії.

період відрядження

Дату початку і закінчення відрядження визначають по проїзним документам, наприклад, авіаквитків. Але це можливо не завжди:

• Якщо співробітник їздив на особистому автомобілі, період поїздки він вказує в службовій записці,
• Період поїздки на службовому автомобілі вказується в дорожньому листі,
• Термін поїздки за кордон визначається штампами в закордонному паспорті,
• Якщо працівник їздив у країну, з якої міжурядовими угодами скасовані штампи в закордонний паспорт, то дати визначаються проїзними документами по території Росії або службовою запискою.

виплати працівнику

Компанія робить 3 види виплат працівникові:

1. На час поїздки у справах фірми за співробітником зберігається середній заробіток,
2. Добові - компенсаційні виплати, пов'язані з перебуванням співробітника поза постійним місцем проживання, в першу чергу, витрати на харчування,
3. На відрядження - витрати, пов'язані з виконанням службового завдання, наприклад, проїзд, проживання в готелі або оренду житла, оренда приміщення для проведення переговорів, презентація і т.д.

Якщо співробітник відправляється в не дуже віддалений населений пункт і має можливість щоденно повертатися додому, добові йому не виплачуються. Керівник компанії вирішує, чи є можливість працівникові щодня приїжджати додому і чи потрібно виплачувати добові.

ліміти добових

Законодавством встановлені ліміти добових:

• 700 руб. - в поїздках по Росії,
• 2500 руб. - в поїздках за кордон.

Організація може виплачувати добові в підвищеному розмірі, але суми, що перевищують встановлені ліміти, обкладаються ПДФО та страховими внесками. А з метою обчислення податку на прибуток добові не нормуються і враховуються у витратах в повному розмірі.

Підтвердження витрат на відрядження

Витрати на відрядження складаються з витрат, які співробітник змушений був понести в зв'язку з виконанням службового завдання:

• Проїзд до місця призначення і назад додому,
• ПММ, якщо поїздка здійснена на автомобілі,
• Проживання в готелі або знятому житло,
• Оформлення документів для поїздки за кордон, наприклад, закордонного паспорта, візи,
• Інші витрати, наприклад, оренда приміщення для демонстрації продукції, проведення зустрічей, переговорів.

Після повернення співробітник повинен здати в бухгалтерію авансовий звіт і додати документи, що підтверджують зроблені витрати. До обліку приймаються тільки обґрунтовані витрати.

Кого не можна відправляти у відрядження

Є категорії працівників, яких не можна відправляти в ділову поїздку:

• Вагітні жінки,
• Неповнолітні працівники. Заборона не поширюється на співробітників творчих професій, наприклад, актори, співаки,
• Працюючих по учнівському договору.

Заборонено відправляти до службового завдання працівників без їх згоди:

• Жінок, які мають малолітніх дітей,
• Єдиного з батьків дитини до 5 років,
• Що має дитину-інваліда,
• Співробітника-інваліда, якщо поїздка може порушити його програму відновлення,
• Працівника, який здійснює догляд за хворим членом сім'ї.

Тривалість службової поїздки

Раніше законодавство містило тимчасові обмеження ділових поїздок, вони не повинні були перевищувати 40 днів. Зараз це обмеження скасовано, ні мінімальний, ні максимальний термін поїздки не обмежені.

Тривалість визначає керівник підприємства. Працівник може виконати всі поставлені завдання в більш короткий термін, ніж було заплановано. Якщо співробітник не вклався у відведений час, то термін може бути продовжений окремим наказом керівника організації. При цьому у всіх документах, пов'язаних з відрядженням, виправляється кінцева дата:

• Дата закреслюється однією рисою, зверху пишеться нова,
• Робиться засвідчувальний напис.

Якщо робота співробітника пов'язана з постійними поїздками, то потрібно визначити, мова йде про окремі відрядженнях або це роз'їзний характер роботи.

Відрядження у вихідний день

Чи можна відправити працівника у вихідний день? Наприклад, якщо приступити до виконання доручення він повинен приступити вже з ранку понеділка, то початок відрядження припадає на неділю.

Заборони на відправку в вихідний в законодавстві немає, проте для цього необхідно отримати письмову згоду працівника. У наказі про таку діловій поїздці потрібно написати, що початок припадає на вихідний день і вказати режим роботи в цей день. Це потрібно, щоб уникнути суперечок про оплату праці.

Чи можна поєднати відпустку з відрядженням

Закон визначає відпустку, як період повного звільнення працівника від виконання трудових функцій. Якщо виникла необхідність відрядження, то оформите відкликання працівника з відпустки. Потрібно враховувати, що деякі категорії трудящих згідно ТК РФ не можуть бути відкликані з відпустки ні за яких обставин.

Як оформити відрядження співробітнику в 2019 році?

Як оформити відрядження співробітнику в 2019 році по кроках:

Крок 1. Оформіть письмове розпорядження керівника про направлення співробітника в ділову поїздку. Можна використовувати уніфікований бланк Т-9 або форму наказу, розроблену самостійно. У наказі вкажіть ПІБ та посада співробітника, спрямованого до службового завдання, період, місце і мету відрядження.

Крок 2. Розрахуйте добові, виходячи із запланованої кількості днів. Якщо фактична тривалість поїздки виявиться більше або менше, зробите перерахунок після повернення співробітника.

Нововведенням 2019 року є введення курортного збору в деяких регіонах Росії. Якщо відправляєте співробітника в такий регіон, до добових необхідно додати збір.

Крок 3. Зафіксуйте відсутність працівника на робочому місці в табелі обліку робочого часу. На час поїздки у справах компанії за співробітником зберігається середній заробіток, розрахуйте його за весь період.

Крок 4. Після повернення працівника отримаєте від нього авансовий звіт і всі документи, що підтверджують витрати.

Крок 5. Перевірте документи, надані працівником. Вони повинні бути правильно оформлені, містити всі необхідні реквізити. Витрати повинні бути необхідними і обгрунтованими. Не підлягають оплаті необов'язкові витрати.

приклад

Перебуваючи у відрядженні, менеджер Синіцин В.І. проживав в готелі і відвідував її спортивний зал. У квитанції готелю вказана вартість відвідування спортзалу. Оплату за спортзал бухгалтер відніме із загальної суми, так як ці витрати не пов'язані з виконанням службового завдання.

Перебуваючи у відрядженні, менеджер Синіцин В.І. проживав в готелі і відвідував її спортивний зал. У квитанції готелю вказана вартість відвідування спортзалу. Оплату за спортзал бухгалтер відніме із загальної суми, так як ці витрати не пов'язані з виконанням службового завдання.

Крок 6. Проведіть остаточний розрахунок з працівником:

• Визначте добові з урахуванням фактичної тривалості відрядження. Розрахуйте суму до доплати або поверненню,
• Розрахуйте витрати на відрядження на підставі авансового звіту з урахуванням перевірки доданих документів.

Крок 7. Видайте співробітнику належну оплату або отримаєте від нього суму до повернення.

Відрядження на 1 день - оформлення

Одноденна відрядження відрізняється від багатоденної за тривалістю і правилам виплати добових. Але з оформлення поїздка на 1 день нічим не відрізняється від більш тривалої:

• Роботодавець письмово оформляє наказ або розпорядження,
• Після повернення співробітник надає:

• Авансовий звіт з документами, що підтверджують понесені витрати,
• За необхідності - службову записку,
• посвідчення, службове завдання, звіт про його виконання, якщо заповнення таких документів передбачено локальними актами організації.

У відрядження на особистому автомобілі 2019 - як оформити

Які особливості відрядження на особистому або службовому автомобілі в 2019 році? В такому випадку у співробітника немає проїзних документів, що підтверджують витрати на проїзд і час поїздки.

Після повернення співробітник становить службову записку із зазначенням марки і моделі автомобіля, терміну поїздки. Для підтвердження витрат на паливо до службової записки додаються чеки АЗС.

Доцільно скласти дорожній лист з відмітками про початковому і кінцевому пробігу, щоб підтвердити обґрунтованість витрат ПММ і убезпечити себе від претензій контролюючих органів.

Як оформити закордонне відрядження в 2019 році?

Закордонні відрядження в 2019 році оформляємо й оплачуємо за звичайними правилами, список оформлюваних документів стандартний, відрізняється тільки розмір добових:

• Наказ або розпорядження роботодавця,
• Документи співробітника:

• Авансовий звіт з документами, що підтверджують понесені витрати,
• Службова записка - за потребою,
• посвідчення, службове завдання, звіт про його виконання, якщо заповнення таких документів передбачено локальними актами організації.

Документи для відрядження в 2019 році

Щоб оформити відрядження в 2019 році заповнюють обов'язкові та додаткові документи. Спочатку подивимося, які документи обов'язково потрібно оформити для відбуває працівника.

Наказ

Обов'язково складається письмове розпорядження керівника компанії про направлення співробітника в поїздку по виробничим справах. Найпростіший варіант - використовувати типовий бланк:

Наказ Т-9 бланк, актуальний в 2018 році, скачати безкоштовно >>>

Наказ Т-9 зразок заповнення скачати безкоштовно >>>

Авансовий звіт

Другий обов'язковий документ - авансовий звіт, його співробітник складає після повернення. У звіті вказують всі обгрунтовані і документально підтверджені витрати, пов'язані з виконанням завдання компанії.

Форма авансового звіту затверджена Постановою Держкомстату РФ від 13.10.2001г. №749:

Авансовий звіт бланк, актуальний в 2019 році, скачати безкоштовно >>>

Авансовий звіт зразок заповнення скачати безкоштовно >>>

До авансового звіту співробітник повинен додати оригінали документів, що підтверджують витрати, понесені за час поїздки:

витрати

Підтверджуючі документи

Проїзд до місця відрядження і назад до місця проживання

проїзні документи

Паливо, якщо співробітник їздив на особистому або службовій машині

чеки АЗС

Проживання в готелі

Квитанції, чеки готелі

найм квартири

Акт наданих послуг

Проїзд в межах населеного пункту в місці призначення

Квитки міського транспорту, квитанції таксі

Оформлення закордонного паспорта

Квитанції про оплату гос.пошліни

Тепер подивимося, які документи оформляти необов'язково. Ці документи скасовані, але вони допоможуть підтвердити обґрунтованість витрат в разі претензій з боку перевіряючих органів. Компанії продовжують оформляти додаткові документи, щоб зробити облік відряджень більш впорядкованим, а витрати - більш зрозумілими.

Посвідчення про відрядження

Посвідчення про відрядження в 2019 році використовувати необов'язково. Але документ особливо корисний, коли співробітник їде у справах підприємства на особистому автомобілі. В цьому випадку проїзні документи, що підтверджують дати від'їзду та повернення, відсутні. Тоді термін поїздки можна визначити за відмітками в посвідченні про відрядження.

Можна використовувати типову форму або розробити свою, наприклад, на основі типового бланка:

Посвідчення про відрядження бланк, актуальний в 2019 році, скачати безкоштовно >>>

Посвідчення про відрядження зразок заповнення скачати безкоштовно >>>

Службове завдання

Службове завдання - це необов'язковий документ. Але в ньому в зручному вигляді на одній сторінці згруповані основні відомості про поїздку, мета і звіт про виконання поставлених завдань. Документ зручний як в кадровій роботі, так і для аналізу задіяних ресурсів і досягнутих цілей.

Завдання можна оформляти на типовому бланку Т-10а або розробити свою форму:

Службове завдання бланк, актуальний в 2019 році, скачати безкоштовно >>>

Службове завдання зразок заповнення скачати безкоштовно >>>

Звіт про виконання завдання

Як і службове завдання, звіт про його виконання також виключений з переліку обов'язкових документів. Якщо в організації прийнято заповнювати завдання на бланку Т-10а, то в ньому вже є короткий звіт про виконання.

Якщо потрібно отримати від співробітника більш детальний звіт про виконання поставлених завдань, то краще використовувати окремий звіт про відрядження. Такий документ переконає керівника в тому, що співробітник організував свій робочий час раціонально, а зроблені ним витрати виправдані.

Типової форми немає, пропонуємо зразок, як може виглядати такий звіт:

Звіт про виконання завдання зразок скачати безкоштовно >>>

Службова записка

Службова записка може знадобитися, якщо працівникові потрібно повідомити якісь відомості, які знайшли відображення в інших документах. Наприклад, її складають працівники, що їздили справах підприємства на особистому автомобілі.

Уніфікованої форми немає, розробіть його самостійно. Пропонуємо скачати приклад можливого оформлення службової записки:

Службова записка зразок скачати безкоштовно >>>

Як оформити наказ на відрядження?

Наказ керівника - це єдиний залишився обов'язковий документ для оформлення відрядження. Адже навіть авансовий звіт може не знадобитися, наприклад, при одноденної відрядженні.

Наказ можна скласти одним із способів:

• Використовувати уніфікований бланк Т-9 або Т-9а,
• Розробити свій бланк наказу на основі типового Т-9 або Т-9а, наприклад, прибрати зайві або додати відсутні реквізити,
• Скласти наказ у довільній формі на бланку організації або простому аркуші.

У наказі повинні бути вказані посада і ПІБ спрямованого співробітника, місце призначення і термін відрядження.

Чи обов'язково оформлення службового завдання на відрядження?

В останні роки порядок оформлення документів для відряджень суттєво змінився. Це торкнулося і службове завдання. Тепер не потрібно оформляти його у вигляді окремого документа.

Мета відрядження коротко вказується в наказі керівника. Службове завдання як окремий документ дозволяє конкретизувати поставлені перед працівником завдання. Тому багато компаній стверджують форму завдання в своїх локальних актах і використовують його.